Simba不一样：这个行政不一样
一 她定义了行政
这是贝拉2016年发的朋友圈，J就是Jennifer，她在2016年大三暑假时来Simba实习，担任人事行政实习生。她定义了我们心目中的人事与行政。虽然只是实习，但对工作的敬业与投入，对工作结果的负责，既感动了客户，也感动了同事！她实习期2个月就晋升为公司合伙人，实习结束回校读大四以及毕业后去法国读书，2年多，我们都一直盼着着她回来。
长期以来，我们业务相对更缺人，因此，Jennifer回归后，进入业务部门，现在担任Vfood创投服务部BD总监（花名Coco）。现在，Simba后勤部门，也同样需要优秀的人才，后勤与业务同等重要！
二 Simba行政不一样
（一）行政1.0：不要传统的行政
在介绍Simba管培生（Simba的管培生，有什么不一样？）的文章中，我提到，很多企业的后勤部门“很凶”，我也遇到过态度非常恶劣的行政，但对老板非常谄媚。
这种风格的行政，绝不是Simba伙伴所期望看到的，也不是我们作为老板需要的。我们需要的行政伙伴，要服务于全体员工（当然，老板也是员工）。这也是公司从招聘行政开始，就明确的部门定位。行政是支持部门、是服务部门，而非凌驾在别的部门之上的部门。
非常欣慰，在过往Simba的行政伙伴在服务态度上还是非常不错的。
（二）行政2.0：把服务标准化、体系化、内部商业化
当我是业务人员时，我非常渴望有强大的后勤保障，令我没有后顾之忧。过去我们行政做得还不够，也跟我们投入还不足，缺乏体系，以及行政人手不足也有关系，虽然明确了部门的原则与定位，以服务为导向，但还多处于“被动式服务”，即员工有需求即时响应，并且有些问题的解决，还不具专业化与稳定性，因此，我们要升级！
现在我们既希望，在工作上员工没有后顾之忧，更要在生活上，行政也提供更多的服务，也让员工生活无后顾之忧。并且，我们需要主动、体系化的服务。
作为工作狂的我，贝拉，包括Coco，还有Simba许多同事，我们非常有体会。对于生活中的事务，我们只能尽可能不去处理，或者拖延着处理，但生活中有许多重要的事不得不去做，包括外出去一些机构办事，不得不占用大量工作时间外出。也包括许多海归同学，以及外地来上海的同学，大家都有落户或者办理居住证、办理积分等各项需求。
根据公司的经济实力以及行政人员的配置，逐渐增加服务项目。同时，我们要鼓励行政在公司内部对超出行政常规服务的项目进行“商业化”，对于服务事项在内部进行合理收费，既可促进资源合理的利用，同时，又将进一步提升行政人员收入，让行政服务更具可持续性。
我们希望行政做到：
1、工作中的全能后勤管家
会议组织体系
接待流程（客户、候选人）
5S监督执行
公司档案与物料、电子物料管理体系
采购体系
公司供应商管理体系
员工、志愿者关怀体系
企业文化、员工关怀的宣传体系
等等
行政部建立并完善日常后勤服务体系，让员工在工作期间，无任何后顾之忧投入工作。
当然，以上没有什么不一样，是专业行政要达到的基本要求，也是大多数企业能达到的状态。
2、员工的生活管家
我发现，部分全身心投入工作的同事和我们创始团队一样，来上海这么多年，在生宝宝前根本无暇顾及“居住证”、“落户”之类的事情。
因此，我们对行政有新的期望：管理及服务员工部分的生活事项，我们同时期望，Simba的行政服务能够成为行业标杆，成为公司面向人才市场的核心竞争优势之一。
（1）代办事业部
我们希望未来，每一位入职的新人，主要是外地伙伴，他们在上海需要办理的所有事项，都有行政部主动推进，并跟进到底，在能协助到代办的时候，全部代为办理。
（2）员工的半个生活管家
Simba员工中女性占据绝大多数，我们希望未来每一位在Simba工作期间生宝宝的员工，可以享受到最全面的照顾。
贝拉（我和贝拉是夫妻）已经有2个宝宝，我们都太有体会，从怀孕开始，到生宝宝，以及照顾宝宝过程中我们需要的帮助。有时候网上查到的的证件办理流程，到了相关机构，却被告知少了xx证明，没有亲身经历过，有些流程确实不知道。或者有些事项，如果我们自己不主动去查，不去记录追踪，也可能会因为工作忙碌而忘记。
宝宝上学开始，我们常要耗费上班时间接送，并且在宝宝放学后（一般属于工作时间），如果家人无法帮忙照顾时，我们不得不在家照顾，未来上学的宝宝还有寒暑假。如果可以把宝宝放在公司（设想），由专业的家政阿姨照顾，行政部统一管理，会更令人放心（对于职场人员，生育宝宝的时间成本过高，为当今社会痛点，既然社会在这块的问题还无法有效解决，企业可以尝试先走出这一步）。
因此，我们希望行政部未来去建立并完善各项流程，未来在每一位女性员工怀孕开始，就告知系统的服务流程，主动跟进服务，或者代为操作所有相关的流程。
（3）员工的健康顾问
2020年，我们开始了合伙人体检的福利，我们未来将根据公司条件逐渐推行面向公司全员全面体检。行政部需持续关注并跟进员工的健康，行政部的目标，是要让员工长期健健康康，开开心心工作。
三 愿景：行政3.0
我最早是非常渴望行政是可以外包，能有一家专业的公司帮我们打理所有事情。毕竟对于企业在早期时，不可能大量招聘行政，招聘1-2个人还存在着员工流失的风险（招聘成本也高），其实公司里新增任何一个岗位，它的成本不仅仅是薪资，还包括招聘、管理与内部沟通成本。
行政对于大多数的创业公司而言，都是不得不做，但同时几乎都无法做到专业。大部分行政与人事为同一岗位。市面上有无数企业面临的问题类似于Simba，这也意味着行政服务是一项重要的市场缺口。目前Simba的会务部也在逐渐商业化，在服务好客户的前提下，我们可以接更多延伸付费服务的工作，包括外包的工作，未来会务部可以独立成为一个商业化的部门，甚至是一家公司独立运营，自负盈亏。我相信，如果Simba能把行政服务做到极致，行政服务也可以成为一项专门的业务，服务于外部的企业。这就是我设想中的行政3.0。
如果要达到行政3.0，那么我们的行政伙伴，既需要能完美的服务于内部，还要懂得“营销”，以及商业化，所以，不懂营销的行政，不是不是好行政...
只要敢想敢做，行政也可以成为公司内部的高收入群体。
四 对于行政伙伴的期望
（一）心态与意识
1、有助人为乐精神；
2、有服务意识，不管服务对象是老板还是员工；
3、态度要好，不能对同事凶；
4、讲原则（虽然有前述的要求，并不意味着毫无原则的服务）；
5、抗得住压力，受得了委屈；
6、最重要的还是真正的喜欢服务于他人，喜欢行政。
行政是服务好所有人的岗位，也包括行政自己。所以，行政服务、成就他人应是一项使自己感觉到开心，有成就感的事业，而非一项任务。
（二）能力
1、行政主管
行政主管需要具备体系化的思维与体系化建设能力，行政不仅需执行，还要建立体系，让执行标准化、专业化。对于行政主管，需要具备领导力、较强的沟通与协调能力。
行政专员或者助理，需要认真、细致、有爱心。
在Simba，经验永远都不是核心竞争力，效率、创新、主动才是。所以，是否有经验不重要。当然，如果有经验，加上高效、创新与主动，会更好。
（三）行政认识的误区
1、行政与前台在公司里是比较没有前途的岗位，甚至是“低人一等”；
Jennifer实习期间是人事行政实习生，2个月晋升为公司的合伙人。我们同样期望，有位合伙人专注从事行政。业务同事服务客户，可以创造出伟大的产品，行政的同事服务同事，帮助员工成长为优秀的企业家、合伙人，这同样是伟大的事业。
企业的行政服务是市场中的一块空白，虽然也有企业做行政的外包，但是你懂得。如果Simba 行政在服务员工过程中建立体系，并标准化、专业化，也不排除未来可以成为一项独立的业务，去服务更多的企业。不要轻视任何一个职业发展的可能性。
行政服务，服务所有人与所有的事，是在理论上要追求的目标，但是行政服务是公司内部有限的资源，只要资源与资金是有限的，就需要对资源进行合理分配，让团队整体效率最大化，而不是无差别的服务。行政服务的升级，也需要在行政的资金与人员更加充沛的过程中不断升级。
五 Simba行政伙伴Benefits
Simba是吃货的天堂，客户时常说要包我们酸奶自由、螺丝粉自由...（哈哈）！
行政部的伙伴，每天的任务之一是给同事们发发发零食、水果、特产！
优先尝众多创新产品！每年在Simba要胖3斤！（可上下滑动查看）
六 Simba不一样系列
近期我在写关于Simba各岗位的系列文章，行政是第二篇，第一篇为管培生。后续会发布：市场、媒体、人事、策划、会务、设计、销售等岗位的不一样系列！每一职业，皆需敬畏，在Simba，没有任何一份工作不能创新，Simba不一样！
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